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eProcurement con JPeppol in Unipol Immobiliare

Challenge

Dematerializzare la gestione del ciclo passivo di Unipol Immobiliare, sfruttando tecnologie innovative che consentano l'automazione di attività legate ai flussi massivi di emissione ordini e di ricezione fatture.

  • Semplificare e ridurre le attività manuali in carico agli addetti;
  • Concordare con i fornitori modalità di “fatturazione continuativa”, al fine di distribuire le attività di gestione nel tempo e di ridurre i picchi di lavorazione mensili.
Cliente:
H2H Facility Solutions
Categoria:
Smart eProcurement e dematerializzazione

Ricerca

Per rispondere alla challenge ci siamo inizialmente chiesti “cosa automatizzare”. Abbiamo quindi esplorato piattaforme e standard europei utilizzati per la dematerializzazione dell’e-procurement. Abbiamo indagato con la ricerca le reali esigenze degli utenti (d’ora in avanti Cliente e Fornitori) e le regole di business da applicare formalmente e/o richieste operativamente nella gestione del ciclo passivo. Nella fase di ricerca abbiamo scoperto che:

Il processo di gestione delle fatture è frequentemente rallentato per l'assenza di dati fondamentali per il Cliente, ma non inseriti in fattura dai Fornitori poiché non obbligatori per legge;
Il Cliente non vuole imporre un suo formato documentale, ma agevolare il Fornitore nella trasmissione dei documenti elettronici;
Gli ordini cartacei spesso non contengono tutte le informazioni necessarie al Fornitore per emettere una fattura completa, contenente cioè tutti i dati richiesti dal Cliente.
Per i Fornitori è fondamentale ricevere un riscontro sull'accettazione della fattura da parte del Cliente;

Progettazione

Partendo degli insight emersi dalle fase di ricerca, ci siamo chiesti “come supportare tecnologicamente i flussi massivi“: attraverso interazioni multiple con gli utenti; abbiamo progettato una piattaforma tecnologica, basata su protocolli di interscambio europei e customizzata sui bisogni emersi nella fase di ricerca. Nella fase di progettazione abbiamo usato i tool tipici del Design Thinking e del Process Design, tra i quali:

  • system map per creare sinergie tra i diversi attori (addetti ufficio amministrativo, altre funzioni aziendali e fornitori)
  • workflow BPMN per mappare processi e attività
  • use case per definire le regole da automatizzare.

Implementazione

Abbiamo utilizzato il metodo lean per implementare e testare prototipi incrementali che hanno consentito al Cliente di iniziare velocemente e gradualmente a dematerializzare la gestione del ciclo passivo. Nella fase di implementazione abbiamo:

  • Definito i profili documentali (in standard UBL 2.1) adottati dal Cliente all’interno della sua infrastruttura IT e dei relativi schematron a supporto delle regole di business;
  • Abilitato il Cliente e i suoi fornitori sull’Access Point PEPPOL di Epoca (JPEPPOL), attivato canali e formati documentali di scambio e integrato i servizi di conversione tra formati documentali e di verifiche di coerenza tra xml e pdf;
  • Supportato lo sviluppo delle integrazioni con JPEPPOL da parte dei fornitori.

Risultati

  • Gestione dematerializzata di oltre il 66% delle fatture totali gestite dal Cliente;
  • Riduzione dei picchi lavorativi mensili;
  • Esternalizzazione dei controlli di validità dei documenti con riduzione delle attività manuali di richiesta correzione e integrazione fatture incomplete;
  • Riduzione dei tempi di gestione di una fattura ricevuta del 75%;
  • Maggiore evidenza di eventuali anomalie, soprattutto nel controllo delle utenze.